KI, Excel und ein SharePoint, den keiner versteht

Der digitale Ist-Zustand vieler kleiner und mittlerer Betriebe

In vielen kleinen und mittleren Betrieben ist Digitalisierung kein gestaltetes System, sondern ein über Jahre gewachsener Zustand. Sie ist das Ergebnis pragmatischer Entscheidungen im Alltag – nicht das Resultat einer übergeordneten Architektur.

Mitarbeiter sind vollständig durch das Tagesgeschäft ausgelastet. Das ist kein Organisationsfehler, sondern betriebswirtschaftliche Realität. Zusätzliche Kapazitäten für Strukturarbeit, Datenmodelle oder systematische Prozessgestaltung existieren nicht. Eigene IT-Abteilungen sind selten vorhanden. Wenn etwas nicht funktioniert, wird ein externer Dienstleister hinzugezogen, der umsetzt, was beauftragt wird. Eine tiefgehende Kenntnis der operativen Geschäftsprozesse ist dabei meist nicht gegeben – und auch nicht vorgesehen.

KI als Effizienzwerkzeug, nicht als Strukturinstrument

Künstliche Intelligenz fügt sich nahtlos in dieses Bild ein. Sie wird dort eingesetzt, wo sie sofort entlastet: als Suchhilfe, Textgenerator oder Formulierungshilfe für E-Mails, Berichte und Dokumentationen. KI verbessert Darstellung und Geschwindigkeit, nicht jedoch Struktur.

Prozesse bleiben implizit, Zuständigkeiten personengebunden, Datenmodelle unklar. KI verstärkt bestehende Muster, sie hinterfragt sie nicht. Damit erfüllt sie exakt die Erwartungen, die an sie gestellt werden – mehr aber auch nicht.

Excel als universelle Ausweichstruktur

Die faktische zentrale Datenbank ist Excel. Überall dort, wo Systeme fehlen, Schnittstellen nicht existieren oder Verantwortlichkeiten unklar sind, entstehen Tabellen. Nicht aus Überzeugung, sondern aus Notwendigkeit.

Diese Excel-Landschaft ist über Jahre gewachsen, verteilt, redundant und selten konsistent. Gleichzeitig ist sie funktional genug, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Genau darin liegt ihre Stärke – und ihre strukturelle Schwäche.

Excel ersetzt kein Datenmodell. Es kompensiert dessen Abwesenheit.

Dokumente zwischen lokalem Rechner und SharePoint

Dokumentation – insbesondere technische – liegt weiterhin auf lokalen Rechnern, bestenfalls auf einem zentralen Server. Ergänzend existiert häufig ein SharePoint, dessen Ordnerstruktur historisch gewachsen ist. Sie folgt keiner klaren Logik, sondern der Chronologie früherer Entscheidungen.

Informationen sind vorhanden, aber schwer auffindbar. Wissen ist gespeichert, aber nicht strukturiert. Transparenz entsteht nicht durch Systematik, sondern durch persönliche Erfahrung und individuelle Orientierung im System.

Stabilität als Veränderungsbremse

Dieses Setup ist nicht modern. Aber es ist in der Regel stabil. Und genau das ist der entscheidende Punkt.

Solange nichts sichtbar scheitert, entsteht kein Handlungsdruck. Digitalisierung findet dort statt, wo sie nicht stört – und endet dort, wo sie Organisation, Klarheit und Entscheidungen erfordern würde. Der digitale Ist-Zustand vieler KMU ist damit kein Rückstand, sondern ein funktionierender Kompromiss.

Er ist personengebunden, informell und historisch gewachsen. Und genau deshalb ist er langfristig nicht zukunftsfähig.

Fazit

Der digitale Ist-Zustand vieler kleiner und mittlerer Betriebe ist kein Zeichen mangelnden Willens oder fehlender Kompetenz. Er ist das Ergebnis eines Systems, das auf operatives Funktionieren optimiert ist.

Veränderung beginnt nicht mit neuen Tools, sondern mit der Frage, wo Struktur fehlt – und was es kostet, sie weiterhin zu vermeiden.

Dieser Beitrag ist Teil unserer inhaltlichen Auseinandersetzung mit objektzentrierter Digitalisierung, strukturierten Datenmodellen und der Frage, wie Unternehmen Schritt für Schritt aus gewachsenen Insellösungen herauskommen können.