Facility Management mit AIRdBASE

Definition, Aufgaben, Entwicklung und Mehrwert – mit Bezug zu AIRdBASE

Facility Management (FM) bezeichnet die ganzheitliche Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen über ihren gesamten Lebenszyklus. Ziel ist es, den Betrieb von Immobilien wirtschaftlich, rechtssicher, nachhaltig und nutzerorientiert sicherzustellen.

Dabei geht es nicht nur um Hausmeistertätigkeiten oder Wartung, sondern um die systematische Organisation aller technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Prozesse, die den Gebäudebetrieb unterstützen.

Eine kurze Definition

Facility Management ist die koordinierte Steuerung von Menschen, Prozessen, Flächen und Technik, um die Verfügbarkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit von Gebäuden und Anlagen sicherzustellen.

Oder praxisnäher formuliert:

Facility Management sorgt dafür, dass Gebäude und Anlagen funktionieren – heute, morgen und über Jahrzehnte hinweg.

Die drei Säulen des Facility Managements

1. Technisches Facility Management (TFM)

Fokus: Betriebssicherheit und Verfügbarkeit

• Wartung und Instandhaltung von Anlagen und Maschinen
• Prüfungen, Inspektionen und gesetzliche Nachweise
• Störungsmanagement und Reparaturen
• Energie- und Verbrauchsmonitoring

Typische Frage:
Welche Anlage hat wann welche Wartung benötigt – und wo sind die Dokumente dazu?

2. Infrastrukturelles Facility Management (IFM)

Fokus: Nutzung und Service

• Reinigung, Sicherheit, Winterdienst
• Flächenmanagement
• Entsorgung und Logistik
• Nutzer- und Dienstleisterkoordination

Typische Frage:
Wer ist für welchen Bereich zuständig – und wie läuft die Kommunikation?

3. Kaufmännisches Facility Management (KFM)

Fokus: Kosten, Verträge und Transparenz

• Budget- und Kostenkontrolle
• Vertrags- und Gewährleistungsmanagement
• Abrechnung von Dienstleistungen
• Lebenszykluskosten (TCO)

Typische Frage:
Was kostet der Betrieb dieses Gebäudes wirklich – über 10, 20 oder 30 Jahre?

Warum Facility Management immer wichtiger wird

Facility Management steht heute unter massivem Veränderungsdruck:

• steigende regulatorische Anforderungen
• wachsender Kostendruck
• zunehmende Komplexität von Gebäuden und Anlagen
• Fachkräftemangel im Betrieb und in der Instandhaltung
• steigende Erwartungen an Nachhaltigkeit und Transparenz

Gleichzeitig arbeiten viele Organisationen noch mit:

• Excel-Listen
• Ordnerstrukturen auf Fileservern
• E-Mail-Kommunikation
• isolierten Insellösungen

Das führt zu Medienbrüchen, Wissensverlust und ineffizienten Prozessen.

Facility Management braucht strukturierte Daten

Im Kern ist Facility Management ein datengetriebener Prozess:

• Jedes Gebäude besteht aus Objekten
• Jedes Objekt hat Eigenschaften
• Zu jedem Objekt gehören Dokumente, Prüfungen, Ereignisse und Zuständigkeiten

Ohne strukturierte, eindeutig zugeordnete Daten ist modernes FM nicht skalierbar.

Facility Management mit AIRdBASE

AIRdBASE ist eine webbasierte Plattform zur Verwaltung von Gebäuden, Anlagen und Maschinen über ihren gesamten Lebenszyklus – und damit prädestiniert für das Facility Management.

Zentrale Prinzipien:

• Objektzentrierter Ansatz
  Nicht Ordner oder Dateien stehen im Mittelpunkt, sondern reale Objekte:
  Räume, Anlagen, Maschinen, Bauteile.
• Strukturierte Daten statt Excel-Chaos
  Bestehende Tabellen werden zu echten Datenbanken mit klaren Beziehungen.
• Dokumente dort, wo sie hingehören
  Pläne, Prüfberichte, Handbücher und Verträge sind direkt am Objekt abgelegt.
• Smart IDs (QR Codes)
  Jedes Objekt erhält eine eindeutige Smart ID.
  Scan → sofortiger Zugriff auf alle relevanten Informationen.
• Einbindung externer Dienstleister
  Kontrollierter Zugriff für Wartungsfirmen, Prüfer und Servicepartner – ohne E-Mail-Anhänge.

Der konkrete Mehrwert für das Facility Management

Mit AIRdBASE wird Facility Management:

• transparenter
• effizienter
• revisionssicher
• skalierbar
• lebenszyklusorientiert

Statt Informationen zu suchen, arbeitet man direkt am Objekt – im Büro, auf der Baustelle oder im laufenden Betrieb.

Fazit

Facility Management ist weit mehr als Gebäudebetrieb.
Es ist die digitale und organisatorische Klammer zwischen Planung, Bau, Betrieb und Service.

Wer Facility Management ernsthaft betreiben will, braucht:

• strukturierte Daten
• klare Objektlogik
• einfache Zugänglichkeit
• eine webbasierte Plattform

Genau hier setzt AIRdBASE an.