So geht’s: Das Modul Kontakte in AIRdBASE

Das Modul Kontakte ist die zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller externen und internen Ansprechpartner in AIRdBASE. Je nach Anwendung können hier unter anderem Unternehmen, Personen oder Behörden abgebildet werden. Ziel ist es, Kontakte nicht isoliert zu verwalten, sondern sie strukturiert, typisiert und direkt mit Objekten, Dokumenten und Prozessen zu verknüpfen.

Kontakttypen: Struktur statt Adressbuch

Kontakte werden in AIRdBASE immer einem Kontakttyp zugeordnet (Kontakt | Typ). Typische Beispiele sind:

• Unternehmen
• Einzelpersonen
• Dienstleister
• Behörden
• Lieferanten
• Betreiber

Jedem Kontakttyp können spezifische Eigenschaften zugewiesen werden. Diese Eigenschaften werden zentral im Modul Eigenschaften definiert und stehen anschließend konsistent im gesamten System zur Verfügung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vollständig, einheitlich und auswertbar erfasst werden.

Ein Kontakt ohne Typ ist in AIRdBASE nicht vorgesehen – die Typisierung ist die Grundlage für Struktur, Auswertbarkeit und Automatisierung.

Flexible Eigenschaften je nach Anwendung

Welche Informationen zu einem Kontakt gepflegt werden, hängt stark vom Anwendungsfall ab. Über frei definierbare Eigenschaften lassen sich beispielsweise abbilden:

• Kontaktdaten und Adressen
• Rollen und Zuständigkeiten
• Vertrags- oder Kundennummern
• Zuständigkeiten für bestimmte Objekte
• Kommunikationspräferenzen

Da die Eigenschaften typabhängig sind, sieht ein Behördenkontakt andere Felder als ein externer Servicedienstleister oder ein Lieferant.

Stapelverarbeitung: Effizient arbeiten bei großen Datenmengen

Für den operativen Alltag besonders wichtig ist die Stapelverarbeitung. In AIRdBASE können mehrere Kontakte gleichzeitig ausgewählt werden, um deren Eigenschaften in einem Schritt zu ändern.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Aktualisierung von Zuständigkeiten
• Anpassung von Klassifizierungen
• Ergänzung neuer Pflichtfelder
• Pflege nach organisatorischen Änderungen

Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht konsistente Datenpflege auch bei großen Kontaktbeständen.

Kommunikation: Strukturierte Kontaktaufnahme per Link

AIRdBASE unterstützt die gezielte Kommunikation mit mehreren Kontakten gleichzeitig. Ausgewählte Kontakte können per E-Mail kontaktiert werden, wobei Links zu relevanten Inhalten versendet werden – etwa zu Objekten, Dokumenten oder internen Bereichen.

So wird Kommunikation:

• kontextbezogen
• nachvollziehbar
• effizient
• medienbruchfrei

Gerade im Zusammenspiel mit Smart IDs, Objekten oder Dokumentationen entsteht so ein durchgängiger Informationsfluss.

Import: Kontakte schnell und sauber übernehmen

Bestehende Kontaktlisten lassen sich unkompliziert über Excel-Dateien importieren. Dabei können nicht nur die Kontakte selbst, sondern auch deren Eigenschaften übernommen werden.

Der Import eignet sich insbesondere für:

• Migration aus bestehenden Systemen
• Projektstarts mit vielen Beteiligten
• Übernahme externer Kontaktlisten
• Regelmäßige Aktualisierungen

Durch die klare Zuordnung zu Kontakttypen und Eigenschaften bleiben die Daten auch nach dem Import strukturiert und konsistent.

Fazit

Das Modul Kontakte in AIRdBASE ist weit mehr als ein digitales Adressbuch. Es bildet die Grundlage für strukturierte Zusammenarbeit, saubere Kommunikation und konsistente Daten über den gesamten Lebenszyklus von Objekten, Projekten und Produkten hinweg. Durch Typisierung, flexible Eigenschaften, Stapelverarbeitung und integrierte Kommunikation wird Kontaktmanagement zu einem aktiven Bestandteil moderner digitaler Prozesse.